Kansainvälistä viestintää käännöstoimiston silmin

Sähköpostin kirjoittaminen englanniksi

Kirjoittaja Translatum Oy | 20.2.2013

Saitko yllättäen englanninkielistä sähköpostia? Tuntuiko siihen vastatessasi siltä, että englannin kielen sähköpostietiketti on hieman hukassa?

Vaikka et itse toimisikaan kansainvälisillä markkinoilla, on Suomessakin jo paljon yrityksiä, joiden yrityskielenä on englanti tai joilla on englanninkielistä henkilöstöä. Siksi pelkästään kotimaassakin toimivan yrityksen olisi hyvä tuntea englanninkielinen sähköpostietiketti. Keräsimme tähän artikkeliin vinkkejä siitä, millaisia tyyliseikkoja kannattaa muistaa virallista englanninkielistä sähköpostia kirjoitettaessa.

Virallisessa tyylissä korostuu asiallisuus ja kohteliaisuus

Sähköpostiviestien kirjoittamiseen englannin kielellä pätee periaatteessa samat lainalaisuudet kuin suomenkielisiinkin sähköpostiviesteihin. Sähköpostihan on yleisestikin ottaen tarkoitettu nopeaan ja ytimekkääseen viestin välitykseen. Tämä kannattaa pitää mielessä myös silloin, kun kirjoittaa sähköpostia englanniksi.

Englannin kielellä virallisesta tyylistä tulee pitää kiinni etenkin silloin, kun sähköpostia lähetetään henkilöille, joiden kanssa ei vielä ole aiemmin oltu tekemisissä. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi potentiaaliset asiakkaat, uudet yhteyshenkilöt tai vaikkapa mahdolliset yhteistyökumppanit.

Virallinen englanninkielinen sähköposti on tyyliltään asiallinen ja kohtelias, ja siinä tulee esittää asiat selkeästi ja ytimekkäästi. Mukaan voi myös lisätä muutamia englannin kielelle tyypillisiä keventäviä ilmaisuja tai toivotuksia.

Vaadittavat tyyliseikat tulee huomioitua parhaiten, kun sähköposti noudattaa tiettyä perusrunkoa, johon kuuluu tervehdys, aloitus, varsinainen asiasisältö sekä lopetus.

Aloita kohteliaalla tervehdyksellä

Virallisiin englanninkielisiin sähköposteihin sopii muun muassa seuraavat tervehdykset:

Dear John,

Dear Mr. Smith/ Mrs. Smith,

Dear Sir/Madam,

Good morning John,

Good afternoon Mr. Smith/Mrs. Smith,

Jatka asianmukaisella aloituksella

Tervehdyksen jälkeen tuodaan esille, mitä kyseinen sähköpostiviesti koskee ja miksi viesti on vastaanottajalle lähetetty.

I'm writing to you in reference to our phone call last week ...

With reference to your telephone call of ....

With reference to your E-mail about .... 

Following our meeting on ...

Further to our phone conversation last week...

Kerro asiasisältö ytimekkäästi

Esitä seuraavaksi asiasi ja kysy tarvittavat kysymykset. Kerro vain tarpeelliset seikat ja laita viestin tärkein asia jo heti kappaleen alkuun. 

Lopeta viesti kohteliaasti

Viralliseen tyyliin kuuluu myös kohtelias lopetus, jossa kiitetään vastaanottajaa sekä pyydetään häntä palamaan asiaan. Pyydä tarvittaessa viestin vastaanottajaa esittämään sinulle kysymyksiä, mikäli sellaisia hänelle ilmenee.

Please do not hesitate to ask if anything is unclear.

Should you have any questions, please let me know, I am happy to help.

Thank you for your time.

I wish you a lovely weekend.

I look forward to your reply.

I am looking forward to hearing from you soon.

Kind/Best/Warm regards

Kerro erikseen viestin liitteistä

Maininta viestin liitteistä voidaan tehdä tarpeen mukaan joko viestin alussa, keskellä tai lopussa.

Please find attached….

Enclosure

Kevennä viestiä erilaisilla toivotuksilla

Saat kevennettyä sähköpostiviestin virallisuutta esimerkiksi kiittämällä aluksi edellisestä saamastasi viestistä tai lisäämällä erilaisia toivotuksia:

Thank you for your e-mail.

Hope you’re well.

Hope you had a lovely weekend!

Have a nice day/weekend!

Erityistä huomioitavaa

Meille suomalaisille on tyypillistä aloittaa niin keskustelut kuin sähköpostitkin hyvin epävirallisilla tervehdyksillä, jotka englanniksi käännettyinä vastaisivat kenties sanoja Hi tai Hello. Pyri kuitenkin välttämään tällaisia tuttavallisia ilmaisuja, etenkin henkilöiden kanssa, jotka eivät ole sinulle ennestään tuttuja. Se saattaa tuntua viestin vastaanottajasta liian suoralta ja omalla tavallaan jopa hieman aggressiiviselta lähestymistavalta.

Suomalaisen korvaan saattaa kuulostaa oudolta puhutella tuntematonta henkilöä sanalla dear, jonka useimmat kääntäisivät suomeksi sanalla rakas. Huomaathan kuitenkin, että tässä yhteydessä sana dear viittaa suomenkielisiin sanoihin hyvä tai arvoisa. Se on siis täysin toimiva ja kohtelias tapa aloittaa virallinen sähköposti.

Kohteliaisuus on äärimmäisen tärkeää englannin kielessä. Muistathan siis käyttää sanaa please, mutta muistathan myös olla käyttämättä sitä liikaa. Please-sanan merkitys korostuu etenkin silloin, jos pyydät jotain – oli se sitten miten isoa tai pientä tahansa (esim.  Please find attached the ABC-document. Please kindly confirm the date. Please take this into account when considering our offer.).

Sähköpostin tyyli luonnollisestikin muuttuu epävirallisemmaksi, kun sähköpostin vaihto saman henkilön kanssa jatkuu pidempään. Silloin epävirallisemmatkin tervehdykset, kuten Hi ja Hello sopivat hyvin viestin tyyliin. Samoin kuin myös lyhenteet KR = Kind regards ja BR = Best regards. Pyri kuitenkin aina mukailemaan vastapuolen itse käyttämää tyyliä, varsinkin jos kyseessä on asiakkaasi. Esimerkiksi juuri Kind Regards -ilmaisu viestin lopussa on pieni, mutta tärkeä kohteliaisuutta ylläpitävä ele, vaikka viestin muussa sisällössä olisikin jo otettu hieman enemmän vapauksia tyylin suhteen.

Kaipaako vieraskielinen sähköpostiviestisi ammattilaisen oikolukua?

Ota meihin yhteyttä niin hiomme viestisi kuntoon. 

Ota meihin yhteyttä

Tutustu blogiimme!

Translatumin blogissa jaamme näkemyksiämme käännösalan, kansainvälisyyden ja kielen ajankohtaisista ilmiöistä.

Tilaa blogiartikkelit sähköpostiisi