Kansainvälistä viestintää käännöstoimiston silmin

Vinkkejä englanninkieliseen puhelinkeskusteluun, osa 1

Kirjoittaja Translatum Oy | 22.5.2013

Millaisia tyyliseikkoja englanninkielisessä puhelinkeskustelussa tulisi ottaa huomioon? Entäpä kuinka eriävä mielipide ilmaistaan kohteliaasti englannin kielellä? Tässä kahden artikkelin sarjassa annetaan vinkkejä englanninkielellä käytäviä puhelinkeskusteluita varten – niin tyyliseikkojen kuin puheluun valmistautumisen näkökulmasta.

Englanninkielisessä keskustelussa korostuu kohtelias tyyli

Kohteliaisuus on hyvin olennainen osa englanninkielistä viestintää. Mitä virallisemmasta puhelusta on kyse, sitä kohteliaampaan tyyliin keskustelussa kannattaa pyrkiä. Toki peruskohteliaisuus on syytä säilyttää myös tutumpien keskustelukumppanien kanssa – varsinkin silloin, kun kyseessä on asiakassuhde.

Suomen- ja englanninkielisessä viestinnässä kohteliaisuutta ilmaistaan eri tavoilla. Jos ei tunne molempien kulttuurien tapoja, voi väärinkäsityksiä syntyä hyvin helposti. Kun suomalainen pyrkii olemaan kohtelias kuuntelemalla keskustelukumppaniaan hiljaa, englantia puhuva henkilö voi tulkita hiljaisuuden epäkohteliaana ja kiusallisena. Ja kun englanninkielinen henkilö esittää asiansa epäkohtia kierrellen, suomalainen saattaa ihmetellä, miksi asiaa ei voi sanoa suoraan.

Puhelinkeskustelusta tekee haasteellista se, että sen aikana ei pysty hyödyntämään erilaisia ilmeitä ja eleitä, joiden avulla keskustelukumppanille voisi osoittaa kuuntelevansa ja ymmärtävänsä. Puhelinkeskustelussa tuleekin hyödyntää erilaisia sanoja tai fraaseja, intonaatiota sekä small talkia kohteliaisuuden ilmaisemiseen.

Viljele puheessasi kohteliaisuutta ilmaisevia sanoja

Kohteliaisuutta ilmaisevista sanoista tärkein on varmasti sana please, jonka voi englannin kielessä ujuttaa melkein mihin tahansa lauseeseen. Please-sanan merkitys korostuu etenkin silloin, jos pyydät jotain – oli se sitten miten isoa tai pientä tahansa.

  • Could I speak to Mr. Jones, please?
  • Would you like me to arrange a meeting with Mrs. Smith? – Yes, please.
  • Could you please write that in an e-mail?

Please-sanan ohella myös kiittäminen ja anteeksipyytäminen ovat olennaisia tapoja osoittaa kohteliasta ja ystävällistä käytöstä keskustelukumppania kohtaan.

  • Thank you for the e-mail you sent me last week.
  • My apologies for not getting back to you any sooner.

Myös seuraavat kohteliaisuusfraasit sopivat hyvin puhelinkeskusteluun:

  • Hello, how are you? – Good, thanks. How are you?
  • Nice to hear from you!
  • Excuse me?
  • You’re welcome.
  • It was nice talking to you.
  • Hope to hear from you soon!

Muista myös intonaatio

Englanninkielisessä keskustelussa korostuu myös oikeanlaisen intonaation, eli äänen korkeuden käyttö. Suomen kielessä perinteisesti käytetään laskevaa intonaatiota, kun taas englannin kielessä sävelkorkeus vaihtelee lauseen aikana. Etenkin englanninkielisissä kysymyslauseissa intonaatio yleensä nousee lauseen loppua kohti.

Intonaatiolla pystyt helposti osoittamaan erilaisia tunnetiloja tai mielenkiintoa keskustelukumppanisi esille tuomia asioita kohtaan. Nousevalla intonaatiolla voit myös pehmittää lauseen sisältöä, jos vaikka please-sanan käyttö unohtuisikin.

Small talkin avulla löydät yhteisen sävelen

Englannin kielellä käytävä puhelu on hyvä aina aloittaa keskusteluun virittävällä small talkilla. Small talkin tavoitteena on löytää jokin keskustelukumppaneita yhdistävä asia ja yleisesti ottaen päästä samalle aaltopituudelle keskustelukumppanin kanssa. Small talkilla ikään kuin luodaan rakentavaa ilmapiiriä myös niiden varsinaisten ja kenties vaikeidenkin asioiden käsittelyyn.

Jos esimerkiksi tiedät, että keskustelukumppanisi pelaa golfia, voit kysyä häneltä, miten peli on viime aikoina sujunut. Virallisemman työpuhelun alussa keskustelukumppanilta voi kysyä vaikka ”How is business?”.

Toista keskustelukumppanisi nimeä keskustelun aikana

Suomessa olisi ehkä outoa tai kiusallista puhua henkilöstä koko ajan hänen nimellään, mutta englanninkielisessä keskustelussa on kuitenkin hyvin tyypillistä toistaa keskustelukumppanin nimeä niin puhelun alussa, keskellä kuin lopussakin. Nimen toistaminen on kohtelias ja ystävällinen ele keskustelukumppania kohtaan.

  • Hi John, how are you?
  • By the way John…
  • John, do you know…
  • It was nice talking to you, John.

Mitä muita tyyliseikkoja englanninkielisessä puhelinkeskustelussa on syytä ottaa huomioon?

Englanninkielisen puhelinkeskustelun tyyliseikkoja pohditaan vielä seuraavassakin blogiartikkelissa. Siinä kerrotaan muun muassa aktiivisen kuuntelemisen merkityksestä sekä annetaan vinkkejä siihen, miten eriävän mielipiteen voi ilmaista kohteliaasti.

Lue myös vinkit englanninkielisen sähköpostin kirjoittamiseen

Seuraavaa blogiartikkelia odotellessasi, tutustu aiemmin julkaisemaamme artikkeliin, jossa käsitellään sähköpostin kirjoittamista englanniksi. Lue artikkeli täältä.

 

* Tämän artikkelin asiantuntijana on toiminut kieli- ja kulttuurikoulutusta tarjoavan Tekmil Oy:n Susanna Ylihärsilä.

Tutustu blogiimme!

Translatumin blogissa jaamme näkemyksiämme käännösalan, kansainvälisyyden ja kielen ajankohtaisista ilmiöistä.

Tilaa blogiartikkelit sähköpostiisi