Kansainvälistä viestintää käännöstoimiston silmin

Onko käännöstyösi salassapito kunnossa?

Kirjoittaja Translatum Oy | 26.9.2013

Miten käännöstoimistosi käsittelee luottamuksellisia tekstitiedostojasi? Lue tästä artikkelista, mitä asiakkaan on syytä tietää käännöstöiden salassapitosopimuksista.

Kääntäjät pääsevät käsiksi yrityssalaisuuksiin

Käännettävissä materiaaleissa on monesti kiinnostavaa tietoa eri yritysten tai organisaatioiden toiminnasta – hyvin usein kääntäjät käsittelevät yrityksen liiketoiminnan kannalta varsin arkaluontoisiakin tekstejä. Kääntäjä saattaa toisinaan olla ensimmäinen ulkopuolinen henkilö, joka saa tietää esimerkiksi visusti salassa pidetystä yrityssalaisuudesta.

Uudet tuotejulkaisut, pörssitiedotteet tai vaikkapa tekniset innovaatiot sisältävät usein yritysten kilpailuedun kannalta varsin kriittistä tietoa. Tällaisten tekstien kohdalla väärinkäyttömahdollisuudet ovat niin suuret, että pelkkä kääntäjän etiikka ei riitä vakuuttamaan asiakasta siitä, ettei hänen tekstinsä sisältämä tieto vahingossakaan pääse jonkun kolmannen osapuolen käsiin. Salassapitosopimus onkin yleensä vähintä, mitä kääntäjän on pystyttävä asiakkaalleen tarjoamaan.

Salassapitosopimuksen tulee kattaa koko alihankintaketju

Käännökset voidaan nykyään hioa suoraan julkaisuvalmiiksi materiaaleiksi erilaisten oheispalveluiden avulla. Tämä tarkoittaa sitä, että kielenkääntäjän lisäksi käännettävänä olevaa tekstiä käsittelee mahdollisesti myös erillinen oikolukija, taittaja, copyeditori jne. Mitä useampia ihmisiä pääsee käsiksi tekstiin, sitä huolellisempana on oltava myös salassapitosopimuksen kanssa.

Tärkein asia käännöstöiden salassapitosopimuksessa onkin se, että sopimus kattaa kääntäjän lisäksi koko alihankintaketjun – eli kaikki ne henkilöt ja tahot, jotka jollain tapaa käsittelevät tai ylipäätään näkevät käännettävänä olevaa tekstiä.

Asiakkaan on pystyttävä aina luottamaan siihen, että kaikki käännettävänä olevaa materiaalia käsittelevät henkilöt ovat velvollisia huolehtimaan luottamukselliseksi ilmoitetun aineiston tietoturvasta sovitulla tavalla. Tämä pitää sisällään niin aineiston säilyttämisen, palauttamisen, luovuttamisen kuin sen tuhoamisenkin.

Mitä käännöstyön salassapitosopimuksesta tulee tietää?

  • Salassapidosta noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tarvittaessa salassapitovelvollisuuden laajuudesta sovitaan asiakkaan kanssa erillisellä sopimuksella.
  • Tärkein asia aina on se, että salassapitosopimus kattaa koko alihankintaketjun ja että se on tehty saman laajuisena jokaiselle toimijalle. Käännöstoimiston tulee kyetä myös todentamaan asiakkaalleen salassapitosopimuksen kattavuus.
  • Salassapitosopimusta tulee voida muuttaa asiakkaan vaatimusten mukaisesti. Jos asiakas haluaa seikkaperäisemmin kirjoitetun salassapitosopimuksen, se mahdollisuus on hänelle tarjottava.
  • Myös asiakkaan toimittaman taustamateriaalin tulee kuulua salassapidon piiriin.

Onko sinulla kysyttävää käännösten salassapito- tai tietoturva-asioista?

Kysy nykyiseltä käännöstoimistoltasi, miten he huolehtivat luottamuksellisen materiaalin käsittelystä. Halutessasi voit myös ottaa meihin yhteyttä. Kerromme mielellämme luottamuksellisten tekstitiedostojen käsittelemisen parhaista käytännöistä (Risto Kuosmanen, p. +358 (0)207 411 030).

Tutustu blogiimme!

Translatumin blogissa jaamme näkemyksiämme käännösalan, kansainvälisyyden ja kielen ajankohtaisista ilmiöistä.

Tilaa blogiartikkelit sähköpostiisi

Viimeisimmät artikkelit