Kansainvälistä viestintää käännöstoimiston silmin

GDPR ja tietosuoja – mitä nämä tarkoittavat käännösten kannalta?

Kirjoittaja Translatum Oy | 3.4.2018

 

Toukokuussa tulee voimaan paljon puhuttu EU:n tietosuoja-asetus, englanniksi General Data Protection Regulation eli GDPR. Tämä asetus koskee organisaatioita, jotka ylläpitävät mitä tahansa henkilörekisteriä, esimerkiksi asiakasrekisteriä – käytännössä siis kaikkia yrityksiä. Asetuksen rikkomuksesta voi aiheutua yritykselle jopa 20 miljoonan sakko. Lisää sen yksityiskohdista voi lukea vaikkapa täältä.

Jokainen yritys joutuu siis käymään läpi vähintäänkin omaa toimintaansa tietosuojavaatimusten näkökulmasta. Mutta kun yritys ostaa teksteihin liittyviä palveluita ulkoa, on huomioitava myös, millaisia tietoja yrityksestä lähtee ulospäin näiden tekstien mukana ja miten palveluntarjoajat tietosuoja- ja salassapitoasioita hoitavat.

Seuraavassa muutamia olennaisia nostoja siitä, mitä kääntäessä ja käännättäessä kannattaa tietosuojan näkökulmasta huomioida.

 

Täyttääkö käännöstoimisto tietosuoja-asetuksen vaatimukset?

Tietosuoja-asetus edellyttää, että kaikkien henkilörekistereitä ylläpitävien yritysten täytyy laatia rekistereistään tietosuojaseloste, jossa kerrotaan muun muassa rekisterin käyttötarkoitus, kerättävät tiedot ja niiden tietolähteet. Käännöksiä tilaavan asiakkaan kannattaakin pitää mielessä, että myös käännöstoimiston täytyy pyydettäessä esittää tämä rekisteriseloste.

Asetukseen sisältyy nk. osoitusvelvollisuus, jonka mukaan henkilörekisteriä ylläpitävän yrityksen on pystyttävä osoittamaan, että se noudattaa asetuksen velvoitteita itse ja että myös sen käyttämät alihankkijat toimivat näin.

 

Onko käännösprosessi tietoturvallinen?

Käännätettäviin teksteihin voi sisältyä luottamuksellista tai salassapidettävää materiaalia, ja vaikkei sisältyisikään, jokaisen yrityksen on syytä tietää, missä sen materiaaleja liikutellaan ja miten.

Mitä enemmän manuaalista käsittelyä käännösprosessi eri vaiheineen sisältää, sitä suurempia tietosuojariskejä siihen liittyy. Perinteistä sähköpostipyörittelyä varmempaa onkin, jos kääntämiseen liittyvä työnkulku hoituu kokonaisuudessaan yhden ja saman sovelluksen sisällä – tarjouspyynnön pyytämisestä lähtien.

 

Miten tietoturvallisia käytettävät käännöstyökalut ovat?

Kaikki ammattimaisesti toimivat käännöstoimistot käyttävät työkaluja, jotka tallentavat tekstit ja niistä tuotetut käännökset käännösmuistiksi nimitettyyn tietokantaan. Silloin on tärkeää, että kunkin asiakkaan teksteistä tuotettu käännösmuistiaines pysyy erillään muiden asiakkaiden materiaaleista ja että sisältöön pääsevät käsiksi vain asianmukaiset henkilöt. Sama pätee myös termityöhön ja niistä tuotettuihin sanastoihin.

Moderneissa käännöstyökaluissa käyttäjäkohtaisine tileineen ja salasanoineen tämä on huomioitu jo lähtökohtaisesti. Lisäksi joillakin käännöstoimistoilla on käytössään tekniikkaa, joka yhdistää asiakkaan automaattisesti oikeaan käännösmuistiin jo tarjouspyyntöä tehtäessä. Tämä auttaa varmistamaan, että yrityksen tekstejä ja tietoja säilytetään aina asianmukaisesti.

 

Miten hoidetaan käännöstyön salassapito?

Kun käännätetään esimerkiksi tuotejulkistuksiin tai teknisiin innovaatioihin liittyviä tekstejä tai vaikkapa pörssitiedotteita, käsitellään liiketoiminnan kannalta kriittisiä tietoja, joiden ei todellakaan haluta päätyvän vääriin käsiin.

Asiakkaan tietojen salassapito onkin kaiken käännöspalvelutoiminnan lähtökohta ja sen tulee sisältyä jo yleisiin toimitusehtoihin, mutta se voidaan myös varmistaa erillisin sopimuksin (non-disclosure agreement, NDA). Salassapitosopimus allekirjoitetaan yleensä asiakkaan aloitteesta. Olennaista on, että sopimusvelvoite kattaa koko alihankintaketjun eli kaikki ne henkilöt ja tahot, jotka jollain tapaa käsittelevät tai ylipäätään näkevät käännettävänä olevaa tekstiä.

Tiedätkö sinä, miten käyttämäsi käännöstoimisto vastaa yllä oleviin kysymyksiin? Entä tiedätkö, miten käännöstoimisto tai muu käännöspalveluiden toimittaja kannattaa valita?

Tutustu blogiimme!

Translatumin blogissa jaamme näkemyksiämme käännösalan, kansainvälisyyden ja kielen ajankohtaisista ilmiöistä.

Tilaa blogiartikkelit sähköpostiisi

Viimeisimmät artikkelit