Kansainvälistä viestintää käännöstoimiston silmin

Kun käännöstyön aikataulu ei saa pettää

Kirjoittaja Translatum Oy | 18.9.2018

Toimitusvarmuus on käännöstoimistolle erittäin tärkeä ominaisuus.

 

Jos ei nyt elämän ja kuoleman kysymys, niin ainakin miljoonan dollarin kysymys – sellainen voi käännöksen saaminen ajallaan olla.


Asiakas on tilannut meiltä koneen, jonka toimitus on kuun loppuun mennessä. Koneen mukana täytyy toimittaa myös asiakkaan kielelle käännetty käyttöopas. Jos toimitus myöhästyy tai jää vajaaksi, maksamme huikeita sakkoja sopimusrikkeestä.
Saimme potentiaaliselta asiakkaalta ison ja kiireellisen tarjouspyynnön. Tarjous täytyy saada lähtemään seuraavana päivänä, mutta sitä ennen tarjouksen liitteeksi tulevat dokumentit täytyy kääntää.

 

Toisaalta kun yrityksellä on tuhannen taalan tilaisuus markkinoida tuotteitaan, se ei saa tärväytyä käännöksen myöhästymisen vuoksi.

 

Ensi viikolla lähdemme messuille. Messuja varten painatamme esitteitä. Ennen painopäivää tarvitsemme esitetekstien käännökset kolmella kielellä sekä taiton jokaiselle kieliversiolle.
Olemme lanseeraamassa uutta tuotetta, ja julkistustilaisuus on torstaina. Lanseerauksesta kertova tiedote täytyy saada julkaistua usealla kielellä saman päivän aikana.

 

Käännöksen tilaajalle toimitusaika on laadun ohella yksi tärkeimpiä asioita. Miten käyttämäsi käännöstoimisto varmistaa, että aikataulusi tulee varmasti huomioiduksi ja sovittu dedis pitää? Entä milloin hälytyskellojen kannattaisi soida?

 

Parhaassa palvelussa on ihminen välissä

Käännösala digitalisoituu: kaikissa nykyaikaisissa käännöstoimistoissa on automatisoitu vähintään joitakin tilausprosessin vaiheita. Tämä nopeuttaa mekaanisia mutta käsin tehtynä työläitä tehtäviä, kuten käännettävien tekstien sisällön analysointia ja hinnan laskemista. Myös tarjous- ja tilausviestit voivat olla automaattisia.

Automatisointi auttaa lyhentämään toimitusaikoja, mutta kokonaan sen varaan ei asiakaspalvelua voi jättää. Vai miten luottavainen olo sinulle tulisi, jos käännöstoimisto vastailisi kriittisen tärkeäksi ilmaisemaasi tilaukseen pelkästään koneen generoimilla viesteillä?    

Käännöstoimistossa on oltava asiakkaiden töitä hoitamassa ihmisiä, eikä mitä tahansa tyyppejä, vaan sellaisia joilla on silmää ja korvaa asiakkaan tilanteille. Ihmisiä, jotka nappaavat kertomastasi kiinni, priorisoivat oikeita asioita ja viestivät olennaisen eteenpäin käännöstyön varsinaisille tekijöille.

 

Kokemus tuo varmuutta

Herkkyys asiakkaan tarpeille on käännösalalla vahvuus, mutta niin on myös oman toimialan rutiinien hallitseminen. Samoin tarkkanäköisyys, joka auttaa huomaamaan käännösprosessin mahdolliset pullonkaulat ja solmukohdat jo kaukaa. Nämä asiat tulevat vain kokemuksen myötä.

Kun aikataulussa ei ole löysää, ei ole oikea hetki etsiä oikoreittejä. Silloin ei ole aikaa haparoinnille oikeiden kääntäjien tai käytäntöjen etsinnässä. Ei varaa yritykseen ja erehdykseen, ei lukuisiin tarkistuskierroksiin. Silloin kokemus on kullan kallista, vakiintuneisuus valttia. 

 

Nopeita korjausliikkeitä, kun tilanne vaatii

Käännöstoimiston porukan on oltava hereillä, kun tapahtuu jotakin sellaista, joka voisi vaarantaa käännöstyön palautuksen ajallaan:

  • Sairastapauksia?
  • Teknisiä ongelmia?
  • Inhimillisiä erehdyksiä?

Täydellisessä maailmassa mitään näistä ei sattuisi, mutta oikeassa elämässä herra Murphy saattaa hyvinkin poiketa kylään.

Yleensä kaikki on pelastettavissa, kunhan viestintä pelaa ja asioihin puututaan ajoissa. Kääntäjää voidaan vaihtaa tai työtä voidaan jakaa useammalle eri kääntäjälle – pilvityökalut auttavat varmistamaan käännösjäljen yhtenäisyyden. Verkostomainen työote auttaa löytämään oikean osaajan ongelmien ratkaisemiseksi.

Luottamus vaatii myös läpinäkyvyyttä. Jos matkaan tulee mutkia, haluat tietää siitä ennemmin kuin liian myöhään.

 

Liian hyvää ollakseen totta?

Jos pyydät käännöstarjouksia monilta eri tahoilta ja joku niistä tarjoaa huomattavasti muita nopeampaa palvelua, on syytä valpastua.

Poikkeuksellisen hyvältä kuulostava aikatauluarvio voi syystä tai toisesta olla ylioptimistinen, jopa epärealistinen. Silloin voi käydä niin, ettei luvatussa aikataulussa onnistutakaan pysymään. Aina siitä ei aiheudu erityistä haittaa, mutta joskus seuraukset voivat olla katastrofaaliset.

Joskus taas käännös voi tulla ajallaan, mutta laatu ei vastaa odotuksia. Esimerkiksi konekääntäminen on kelpo vaihtoehto tietynlaisiin tarpeisiin – lue esimerkiksi tämän jutun alussa oleva kertomus. Mutta käännöstä ei tietenkään saa toimittaa konekäännöksenä, ellei siitä ole erikseen sovittu. Taas tullaan luottamukseen ja läpinäkyvyyteen.

 

Alussa kuvattujen tarinoiden kuuleminen voi olla arkipäivää käännöstoimiston projektikoordinaattorille. Mutta se mikä yhdelle on arkea, voi toiselle olla ainutkertainen tilanne. Valitse käännöstoimisto, jossa tilaukseesi suhtaudutaan sillä vakavuudella, jota se itsellesikin edustaa!

Tutustu blogiimme!

Translatumin blogissa jaamme näkemyksiämme käännösalan, kansainvälisyyden ja kielen ajankohtaisista ilmiöistä.

Tilaa blogiartikkelit sähköpostiisi

Viimeisimmät artikkelit