Kansainvälistä viestintää käännöstoimiston silmin

Rakenteinen dokumentointi tehostaa sisällön tuottamista ja kääntämistä

Kirjoittaja Translatum Oy | 12.10.2016

Tekstien_uudelleenkytt.png

Tekstien_uudelleenkytt.png

 

Tekninen dokumentointi on tärkeä osa monen teollisuus- ja teknologiayrityksen toimintaa: tuotteiden mukana toimitetaan monenlaista tekstiä asennus- ja käyttöoppaista koulutusmateriaaleihin sekä huolto- ja kunnossapito-ohjeisiin. Kun tällaista sisältöä tuotetaan paljon, dokumentoinnin ja siihen liittyvän lokalisoinnin vaatimat resurssit ja kustannukset ovat merkittäviä.

Kun ylläpidetään laajaa tekstikokoelmaa, jota päivitetään ja käännetään säännöllisesti, on järkevää tehostaa dokumentointia panostamalla asianmukaisiin dokumentointikäytäntöihin ja -työkaluihin. Näin vältytään sisällöntuotannon ja kääntämisen päällekkäisyyksiltä, joita väistämättä ilmenee, jos tekninen dokumentointi ja kääntäminen on organisoimatonta ja perustuu esimerkiksi sellaisen perustekstinkäsittelysovelluksen kuin Wordin käyttöön. Kustannustehottomuuden ohella ongelmaksi voivat muodostua myös sisällön epäyhtenäisyys ja suoranaiset virheet.

Organisaatioissa, joissa dokumentaatiota tuotetaan paljon ja samantyyppiset tekstisisällöt toistuvat usein, kannattaakin harkita rakenteisen dokumentoinnin käyttöönottoa. Rakenteisessa dokumentoinnissa sisältö luodaan erillisinä aiheenmukaisina sisältöosioina eli moduuleina, jotka toimivat kokonaisuudesta irrallaan ja joita voidaan siten käyttää uudelleen erilaisissa julkaisuissa. Sisältöä käsitellään esitysasusta ja julkaisutavasta erillään. Modulaarisuus helpottaa sisällön hallintaa, kääntämistä ja julkaisua erilaisissa kanavissa.

Rakenteisen dokumentoinnin tuottamiseen on tarjolla useita erilaisia ratkaisuja ja sovelluksia. Sopivan työkalun valinnassa kannattaa kuitenkin olla tarkkana. Kansainvälisille markkinoille tarkoitettu dokumentaatio pitää myös käännättää eri kielille, joten prosessia helpottaa huomattavasti, jos valittu dokumentointijärjestelmä keskustelee suoraan käännöstyökalujen kanssa.

Fenten Oy:n selainpohjainen DoX on tästä hyvä esimerkki. Pilvipohjaisena palveluna se mahdollistaa suoran rajapinnan käännöstenhallintajärjestelmä Navitepiin, ja tiedostot liikkuvat järjestelmien välillä automaattisesti.

Fentenin toimitusjohtaja Mikko Tauriainen näkee lisäarvon myös asiakkaille: ”Asiakkaan dokumenttien tuottaminen nopeutuu ja helpottuu, kun asiakkaan käytössä on vain yksi järjestelmä dokumenttien sisällön sekä käännösten tuottamiseen ja hallinnointiin.”

 

Mitä toimiva tekninen dokumentointi edellyttää tekstiltä?

Rakenteiseen dokumentointiin liittyy läheisesti myös teksteissä käytetyn kielen laatu. Ohjetekstien kaltaisessa teknisessä viestinnässä on tarkoituksenmukaista tavoitella kaikissa tekstisisällöissä ehdotonta yksiselitteisyyttä, helppolukuisuutta ja yhdenmukaisuutta. Se tarkoittaa, että on pyrittävä eroon tavanomaiselle kielenkäytölle tyypillisestä ilmaisun runsaudesta ja monitulkintaisuudesta.

Tällaisiin tarpeisiin onkin kehitetty sääntöjä ja sanastoja, joiden tarkoituksena on karsia luonnollisen kielen monitulkintaisuutta. Järjestelmällisesti toteutettuna tällaisten sääntöjen soveltamista kutsutaan kontrolloidun kielen käytöksi.

Yksinkertaistetun englannin (Simplified Techical English, STE) kaltainen kontrolloitu kieli perustuu sanastoon ja kirjoitussääntöihin. Ideana on, että kullakin sanalla on vain yksi tiukasti määritelty merkitys, jotta väärintulkinnan vaaraa ei ole. Kirjoitussäännöillä tähdätään siihen, että käytettäisiin kohtalaisen lyhyitä, helposti luettavia ja ymmärrettäviä rakenteita.

STE-sanasto voidaan hyvin ottaa pohjaksi myös asiakaskohtaisen termistöön, jolloin sanastoa ja kirjoitussääntöjä voidaan oikeilla työkaluilla hyödyntää jo käyttöohjeen kirjoitusvaiheessa. Näin saadaan lähtötekstistä kontrolloitua ja myös käännökset noudattavat STE:n perusperiaatteita.

Teknisessä dokumentoinnissa kontrolloidun kielen käyttö

  • parantaa ohjetekstien ymmärrettävyyttä ja luettavuutta ja siten käyttöturvallisuutta
  • auttaa tuottamaan yhtenäisempiä ja tasalaatuisempia tekstejä
  • parantaa uudelleenkäytettävyyttä
  • helpottaa ja nopeuttaa kääntämistä.

STE-standardin mukaisesta kirjoittamisesta voi lukea lisää aiemmasta artikkelistamme Yksi sana, yksi merkitys – standardienglannin edut. Yleisempiä vinkkejä käännettäväksi tarkoitetun tekstin laatimiseen löytyy kattavasta artikkelista Näin kirjoitat hyvin kääntyvää tekstiä.

 

Entä mitä vaatii rakenteisen tekstin kääntäminen?

Hyvin suunniteltu ja toteutettu tekninen dokumentointi helpottaa ja nopeuttaa kääntämistä. Koska modulaarinen kirjoittaminen yleensä edellyttää, että kukin osio toimii itsenäisenä kokonaisuutena, käännettävän sisällön kontekstin pitäisi olla suhteellisen helposti kääntäjän hahmotettavissa. Lisäksi käännöstyötä ja lopputuloksen laatua edistää se, että alkuperäinen teksti on kirjoitettu kontrolloidun kielen periaatteita käyttäen eli helppolukuisuuteen, yhdenmukaisuuteen ja yksiselitteisyyteen tähdäten.

Ja kun asiat on ilmaistu samanlaisina toistuvia rakenteita käyttäen, saadaan paras mahdollinen hyöty käännösmuistien käytöstä, kun vain muuttuvat osat tarvitsee kääntää. Tämä näkyy asiakkaalle myös aivan konkreettisena kustannussäästönä.

Käytännössä rakenteisen tekstin kääntämisessä on omat haasteensakin. Kun käännetään vain tekstin muuttuneita osia, ne ovat usein lyhyitä katkelmia keskellä laajempaa kokonaisuutta, jolloin kontekstin selvittäminen ottaa aikansa. Myös termien ja muun ilmaisun säilyttämiseen yhtenäisenä on tällöin kiinnitettävä erityishuomiota.

Tässä on eduksi, jos kääntäjä pystyy hyödyntämään monipuolisesti käytettävissä olevia apuvälineitä, kuten käännösmuistia sekä mahdollisia asiakas- tai projektikohtaisia sanastoja. On myös olemassa erityisiä käännöksen laadunvarmistustyökaluja, jollaisella voi nopeasti tarkistaa laajastakin tekstikokonaisuudesta, miten jokin tietty termi on kussakin kohdassa käännetty.

Kääntäjälle on hyötyä myös kyvystä tunnistaa rakenteisen tiedoston elementtejä – tarvittava käännös saattaa olla erilainen sen mukaan, onko kyseessä esimerkiksi otsikko, leipäteksti, kuvateksti tai hakemistoviite.

Modulaarista tekstiä käännettäessä on tärkeää muistaa säilyttää viittausten yleispätevyys. Jos siis alkutekstissä puhutaan geneerisesti  ”koneesta”, käännöksessä ei voi puhua ”kaivinkoneesta”, vaikka tämä täsmällisempi ilmaus sopisikin kyseiseen yhteyteen paremmin. Sama virke voi kuitenkin tulla myöhemmin käyttöön jossakin muussa tekstissä, jossa kaivinkoneesta puhuminen olisi täysin virheellistä, ehkä jopa absurdia.

Rakenteisen sisällön käsittely siis vaatii asiantuntemusta. Kuitenkin kun kaikki palaset sopivat kohdalleen, rakenteinen dokumentointi helpottaa niin tekstin kirjoittajan, kääntäjän kuin sen lukijankin tehtävää.

Tutustu blogiimme!

Translatumin blogissa jaamme näkemyksiämme käännösalan, kansainvälisyyden ja kielen ajankohtaisista ilmiöistä.

Tilaa blogiartikkelit sähköpostiisi